公文要素字号大小具体规定

文件是一种格式规范.结构严谨的特殊文种，许多行文细部有详细的标准规定。根据条款的分类，这些条款大致可分为定性和定量两种。本文通过对《党政机关文件格式》(GB/T9704-2012)等文件进行了梳理，现对公文格式中的部分定量规定进行归纳和归纳，希望能为机关文字工作者提供一点参考。

一.字体字号"234"

公文中，大部分人知道正文是用3号仿宋字体的。但是公文除了正文外，还有许多构成要件，它们的字体字号都不太一样，因此在制作公文时，很容易出现错误使用的字体类型和尺寸。事实上，该格式明确规定了公文中每一要素的字数和类型，因为该格式没有明确规定“发文机关标志”的字体大小，因此本文就不作分析了)，经过分析，不难发现一篇结构完备的公文，其字体类型大致分为6类，字体尺寸通常只有三个尺寸，分别是：2、3、4号。文件要素字号大小的具体规定如下：

所以，只要记住这一特殊情况，就可以一次性将公文格式中不同元素的字号进行清理。从观察上表不难看出，公文除标题用的是2号字型.版记(抄送机关.印发机关和印发日期)和页码用4号字体外，其余文字一般用3号字体。这样可以很容易地区分出不同元素的字体大小，从而确保公文中的字号不会出错。

二.页边号'5678'

有些年轻的办公室新手在草拟公文时，经常是新造一份word文档就开始写文件，其实word文档中默认的页边尺寸和“格式”不一样。所以在起草公文时，个人建议先调整边距。按照格式要求，公文纸张应采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品尺寸为：210mm×297mm。与此同时，文件格式的要求：文件的天头(上白边)为37毫米±1毫米，公文订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。所以，公文的下白边是35mm±1mm，右边白边是26mm±1mm。从下白边开始，逆时针读数为35mm.26mm.37mm.28mm，四者的尾数连起来正好"5678"，这样记数很容易。所以，当写公文时，首先要在word页设置中选择页边距附签，然后把页边距分别改为“上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米”，即可以精确地确定公文的边距。

三.文本磅数"29.35"

在实践中，笔者经常发现很多同事对公文的行距认识不多，在公文正文中常常出现26磅.27磅和28磅这类行距。造成这种情况的原因，一方面是由于《格式》没有对行距做出浅而直接的规定，另一方面，《格式》虽然规定了“一般每面排22行，每行排28字，并撑满版心”，但由于没有正确地设置页距，导致出现不同类型的行距。事实上，《格式》明确指出了一行指一个汉字的高度加3号汉字的高度7/8。第三个字大约有5.54毫米高，加上3号汉字高度7/8，所以1磅等于10.39mm,1磅等于0.353mm。转换成Word文档中的磅值，正文字行间距为29.4磅，约29磅。同样，公文标题2号字高约7.7毫米，加上3号汉字的7/8高程，大约等于12.54mm，换算成Word中的磅值是35.5磅，即35磅就可以了。经过测试，我们把正文3号的行距设定为29磅，结果正好符合格式中所说的“平均每边排22行，”每一行排28个字，并撑满版心。证实正文3号字行距29磅.公文标题2号字行距35磅，更符合格式要求。

四."25.35"高分隔线

除了文字.符号和数字之外，公文最容易被忽视的就是分界线。在完全公文格式中，有两种分隔线，一种是版头上的分隔线，另一种是版头上的分隔线，这两条分隔线分别是：正文和版头。在这些文件中，《格式》对版记中的分隔线作了明确的规定，要求版式中的分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm)，中间分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。这样画好分隔线后，将分隔线宽度设为15.6cm，就能满足版心等宽的要求。另外，由于把0.35mm.0.25mm换算成磅数后分别是1磅和0.7磅，所以将分隔线的粗细设为1磅.0.7磅，就可以得出格式中建议的两种划分线的高度。

除了上面提到的相关数字之外，涉及到数字的部分还有：“版头在标题标题下方4mm的居中位置”“页码的左上角”“页码的左下角”等规定，不作说明。

不能否认，文件格式除上述部分量化规定外，还存在许多定性规定和细节规定。文件撰写人员应注意，在撰写文件时，要认真区别其内容，以确保文件在格式和其他相关条款中符合格式及相关规定的要求，从而达到提高文件质量和水平的目的。