文件是一种格式规范.结构严谨的特殊文种,许多行文细部有详细的标准规定。根据条款的分类,这些条款大致可分为定性和定量两种。本文通过对《党政机关文件格式》(GB/T9704-2012)等文件进行了梳理,现对公文格式中的部分定量规定进行归纳和归纳,希望能为机关文字工作者提供一点参考。
一.字体字号"234"
公文中,大部分人知道正文是用3号仿宋字体的。但是公文除了正文外,还有许多构成要件,它们的字体字号都不太一样,因此在制作公文时,很容易出现错误使用的字体类型和尺寸。事实上,该格式明确规定了公文中每一要素的字数和类型,因为该格式没有明确规定“发文机关标志”的字体大小,因此本文就不作分析了),经过分析,不难发现一篇结构完备的公文,其字体类型大致分为6类,字体尺寸通常只有三个尺寸,分别是:2、3、4号。文件要素字号大小的具体规定如下:
所以,只要记住这一特殊情况,就可以一次性将公文格式中不同元素的字号进行清理。从观察上表不难看出,公文除标题用的是2号字型.版记(抄送机关.印发机关和印发日期)和页码用4号字体外,其余文字一般用3号字体。这样可以很容易地区分出不同元素的字体大小,从而确保公文中的字号不会出错。
二.页边号'5678'
有些年轻的办公室新手在草拟公文时,经常是新造一份word文档就开始写文件,其实word文档中默认的页边尺寸和“格式”不一样。所以在起草公文时,个人建议先调整边距。按照格式要求,公文纸张应采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品尺寸为:210mm×297mm。与此同时,文件格式的要求:文件的天头(上白边)为37毫米±1毫米,公文订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。所以,公文的下白边是35mm±1mm,右边白边是26mm±1mm。从下白边开始,逆时针读数为35mm.26mm.37mm.28mm,四者的尾数连起来正好"5678",这样记数很容易。所以,当写公文时,首先要在word页设置中选择页边距附签,然后把页边距分别改为“上3.7厘米,下3.5厘米,左2.8厘米,右2.6厘米”,即可以精确地确定公文的边距。
三.文本磅数"29.35"
在实践中,笔者经常发现很多同事对公文的行距认识不多,在公文正文中常常出现26磅.27磅和28磅这类行距。造成这种情况的原因,一方面是由于《格式》没有对行距做出浅而直接的规定,另一方面,《格式》虽然规定了“一般每面排22行,每行排28字,并撑满版心”,但由于没有正确地设置页距,导致出现不同类型的行距。事实上,《格式》明确指出了一行指一个汉字的高度加3号汉字的高度7/8。第三个字大约有5.54毫米高,加上3号汉字高度7/8,所以1磅等于10.39mm,1磅等于0.353mm。转换成Word文档中的磅值,正文字行间距为29.4磅,约29磅。同样,公文标题2号字高约7.7毫米,加上3号汉字的7/8高程,大约等于12.54mm,换算成Word中的磅值是35.5磅,即35磅就可以了。经过测试,我们把正文3号的行距设定为29磅,结果正好符合格式中所说的“平均每边排22行,”每一行排28个字,并撑满版心。证实正文3号字行距29磅.公文标题2号字行距35磅,更符合格式要求。
四."25.35"高分隔线
除了文字.符号和数字之外,公文最容易被忽视的就是分界线。在完全公文格式中,有两种分隔线,一种是版头上的分隔线,另一种是版头上的分隔线,这两条分隔线分别是:正文和版头。在这些文件中,《格式》对版记中的分隔线作了明确的规定,要求版式中的分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。这样画好分隔线后,将分隔线宽度设为15.6cm,就能满足版心等宽的要求。另外,由于把0.35mm.0.25mm换算成磅数后分别是1磅和0.7磅,所以将分隔线的粗细设为1磅.0.7磅,就可以得出格式中建议的两种划分线的高度。
除了上面提到的相关数字之外,涉及到数字的部分还有:“版头在标题标题下方4mm的居中位置”“页码的左上角”“页码的左下角”等规定,不作说明。
不能否认,文件格式除上述部分量化规定外,还存在许多定性规定和细节规定。文件撰写人员应注意,在撰写文件时,要认真区别其内容,以确保文件在格式和其他相关条款中符合格式及相关规定的要求,从而达到提高文件质量和水平的目的。