文件转换与回复
文书写作的过渡是层次与段落的衔接与转换,在公文中具有承上启下的作用。
下列情况通常需要过渡:
(1)文件内容从一个层次转到另一个层次。
例如:领导者的演讲。开场白经常是这样说的:“根据市政府研究的意见,…,我说了下面这些问题。”
(2)有不同的表述。
首先,由议论转化为叙事,并使用过渡语句。
例子1:当调查报告中议论变成叙述时,要用过渡句:“事情就像这样。
其次,从总述转到分述时,使用过渡语句。
例1:在调查报告中,当第一段总述后转到分述时,使用过渡句:“现在将调查结果归入以下”。
例2:当通知中第一段总述后转到分述时,使用过渡句:“现通知以下有关事项”。
一些官方文件,上下文与过渡词语相连。
例子:使用关联词.所以.在这里.总之.但.综合.等等。
一些官方文件,上下文与过渡词语相连。
例句:调查报告,一般先交代调查对象的基本情况,接着交待基本做法经验,在两层意思之间,公文用“他们的基本经验”独立段,上承下,转软自然。
2.照顾。
文件照应是前后照应,相互呼应。前面提到的问题,后面要有交代、有着落;后面要写的内容,前面有暗示,后面有招呼。指导要内容精练.线索清晰.结构严密.意思连贯的重要方法。
文件经常被用到:
(1)首尾照应。一开始就讲完了,结束再重复,再强调。这一重复.强调的不是单纯地重复.强调,而是深化内容.强调意义,因而常常是以前的观点.情况之后的结论。
(2)前后考虑。就是行的上、下、下行的内容,相互呼应。文献中常有概括与具体之处,问题与结论的前后呼应。
(3)题的反光。也就是公文的内容跟标题一样。官方文件,尤其是规范性行政文件的写作要求较为规范,多为标题概括的基本内容,或标题揭示主题。
(四)主次和详细。
每一部分的内容,在文章中所占的地位和作用,都是不完全相同的,有的分量重,有的分量轻,有的占主导,有的占主导。区分主次,也是结构安排中的重要环节。
对于这一点,朱光潜先生在《选择与安排》中也有这样的论述:文章不应只分层次,而更应分轻重。重、轻,犹如图中的阴阳光影,一则可避免单调,起抑扬顿挫之致;二则轻重相形,重者愈显重,可产生较强的效果。若不分主客,群龙无首,必然显得零乱芜杂。假如五、六层均平铺并重,那它一定是平滑无力,无法说服读者。
怎样在一篇文章中体现主次和轻重?可以通过两种方式来实现,一种是在层面上显示,另一种是在空间中展示。
细记,细记,略记。官方文件书写,可以详细地表达观点,并且在叙述和引用材料时,也可以细细地进行。而详和略在字面上的区别是很大的,一个事实,可以用十来个字来表述,也可以用几百个字详细地介绍。
总的来说,公文是讲究文风严谨、实用、表达意见直观、叙述事实简练清楚、一般不写细节更少、公文较少、文笔较少、文笔较少、文笔较少。然而,这并不意味着公文写作不分细枝末节,就本身来说,各个部分细节的安排都很讲究。
那怎样才能把握公文的详细呢?详细的书写要结合实践来决定,可以遵循以下两个原则。
第一,详细确定主次地位。
多数情况下,主要意见和重要条文都要细写,一般意见和次要条文要略写。
第二,以典型程度确定详细。
它涉及到物质方面。经典材料的说服力很强,表达得也比较充分;非典型性的辅助材料,就可以简单地表达。