行政公文格式要求

管理文件格式的规定。

第1节文件格式的分类。

依据文献载体形式的不同，可分为文件、书信、文字等。

第2节文件格式的基本要求。

1.公文纸张：通常使用的纸张数量为60g/m2~80g/m2的胶版纸或复印纸。纸的白度80%~90%，横向耐折≥15次，不透明度≥85%,PH7.5~9.5。

2.纸张尺寸：A4纸：210毫米×297毫米。

3.纸张的排版：文字版(上白边)为37毫米，公文订口(左白边)为28毫米，版心尺寸为156×225mm。

四字型：如无特殊说明，各要素一般采用3号仿宋字体。具体情况可能会作出适当调整。

5.行数和字数：一般每边排22行，每行28个字，并撑满版心。具体情况可能会作出适当调整。

6.文件应双面打印。

7.文件应由左边装订。

第3款文件的一般格式。

排版：份号.密级及保密期.紧急程度.发件人。

主题：标题.正文.附件描述.签名.日期.印章.附注.附件。

版本：发行单位.日期.页码。

一.版头部分。

1.份号：公文编号，即公文编号，按印刷份数，按其编号排列。文件分数号是为掌握文件分配方向，方便对文件进行保密管理，并能更好地把握文件动态。通常用6个阿拉伯数字顶格排列在版心左上角的第一行上。这一份号码是黑色的。

2.保密性和保密期：涉及公司秘密的公文应标明密级和保密期，公司秘密分为机密.机密和绝密三种。

若要标注密级及保密期，通常以3号黑体书写，顶格排在版心左上角份号之下，保密期内的数字以阿拉伯数字表示。

3.紧急程度：应按紧急程度，分别标示「特急」.「加急」。

若要标注紧急度，一般用3号黑体，顶格排在版心左上角，如要同时标注份号.密级和保密期限.紧急程度，按份号.密级和保密期限.紧急程度由上到下依次排列。

4.发货人：所提交的文件需要标明发货人的姓名。发件人姓名平行处右空1字。出票人以3号仿宋字体，以楷体3号标注出字。

联行时，发牌人不止，发牌人姓名由左至右，由上至下依次由上至下依次顺排，一般每一行排2名，回行与前一行第一位签发人姓名对齐。上一批签发人姓名下面用红色分隔线，距离4毫米。

二、书面材料。

1.公文标题：公文标题由印发机关名称.事由和文种组成，应准确.扼要概括公文的主要内容。当4家以上(含4家)机关联合行文时，标题上发文的机关名称可以简化。除了法规。规章名称加上书名书名外，公文标题一般不使用标点。

文名一般用2号小标宋体，编排以红、黄、白两行为界，分一行或多行居中排布；

2.公文正文：是公文的主体和核心所在，用于表述公文内容，公文首页须注明正文。普通文件的第一个盖章页应同时注明：发文机关署名和印章。

3.附件注释：公文附件的序号和名称。文件正文中的某些内容，如图、列、表等，如插入公文正文中，经常分隔公文前后造成阅读不便，需要从公文正文中抽出来，作为附件，即附件，将其抽出来，作为公文附件。文件附件是正文内容的一部分，与正文具有同等效力。课文下面空1行，空2个字的位置排成“附件”二字，后面注明全角冒号及附件名称。如果是顺序号，用阿拉伯数字标注，在附件名之后没有标点。

4.发布机构署名：应使用发布机构的全称或规范简称。特别情形如议案。命令(令)等文种需要由机关负责人签字的，应当写明职务。以单一机构行文为准，以公文日期为准居中编排，以公文机关作单行。合用时，应将各发布机构的署名按照发布机构的次序安排在相应的位置，并以印鉴加盖。若长于发布机关署名，应将其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。无印章公文，单机关行文时，在正文下空1行右空2字排在发文机关署名下，在发文机关署名下1行编排成文日期，在正文下面为空1行右空2字排成文字；

5.成文日期：是文件生效的时间，是党政机关文件生效的重要标志。制定日期有2种原则及标注地点：一是会议所通过的决议.以会议正式通过的日期为准，成文日期列于公文标题之下，并用()写全年.月.日。二是各部门负责人出具的公文，以发放日期为准(联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准)。日期排列于公文正文或附件说明右下空格4个字，以阿拉伯数字从.月.日标全，年应标全称，月.日不设虚位。公文未盖印章，于发文机关署名下1行编入文日，首字比发文机关署名右移2字。

6.印章：印章是公文生效的标志，是鉴别公文真伪的重要依据之一。要上行，请务必盖章。具有特殊发文机关标志的普通公文可以不盖印章。记录没有盖章。单独的机构行文，印章端正.把签发机关署名及成文日期置于印鉴中心偏下的位置，而印鉴的顶部应在一行之内。不能显示空章。当发布机构仅署名的时候，发布机构可以仅加盖主办机构印章。联署各机关在联合下行时，须盖上印章。合用时，应将各发布机构的署名按照发文机关的次序整齐地排在相应的位置，并使印章盖上。末章端正.下压签发机关的署名与成文日期，印章间有整齐的排列.互不相切，每行印章的两端不得超过版面的中心，每排最多可有三枚印章。

7.注：一般文件的发放范围.使用时需注意的事项请注明请示件应在备注处注明联络人及联系方式。如果注居左2字加圆括号排列于日期1下方。

三.版记

将版本放在文件的最后一面，并将最后一项内容放在最后一行。这是为了便于阅读和查询。版面内的分隔线为版心等宽，第一条分隔线和末条用粗线，中间用细线。第一条分隔线位于公文最后一项的版图上，末条分隔线与版图最后一面的版下缘重合。

1.抄送机关：是指需要执行或知道其内容的机关，除主送机关外，可以是上级.平级.下级和非隶属机关。文件抄写的范围应严格根据工作需要确定，不得乱抄、漏抄、漏抄。按照先上级.再平级.后级的顺序，一般由机关的性质和隶属关系来决定。若有抄送机关，一般以4号仿宋体，排列于印发机关和印发日期上一行，左右各空一字排列。然后加上全角上的冒号和抄送机关名称，在回行时与第一个冒号对齐，机关名的最后一次抄送机关名后标点。若将主送机关移到版面，除抄送二字改为主要送外，其排版方式与抄送机关相同。当既有抄送机关又有主要送机关时，应将其放在抄送机关的上行，两者之间不加分隔。

2.印发机关和印发日期：印发机关是指印刷主管机关公文，通常是各党政机关办公厅(室)或秘书部。没有专门办公厅(室)的发文机关是印发机关。通常用4号仿宋体的印发机关和印发日期，编排于末条分隔线上，印发机关左空一字，用阿拉伯数字表示一年.月.日.全数字"一词，用阿拉伯数字表示，月.日.不编号(即不编01)。如果在版本中存在其他内容，则应以一个小段分隔开，并与印发日期分开。

3.页码一般用宋体4号半角的宋体阿拉伯数字，排在公文版心下缘下方，左右各放一条一字线；一字线上距版面7mm。单页码居右侧为空一字，双页码居左空。文件的版面前有空白页的，而版式及空白及版式之无。

文件附件和正文一起装订时，页码应按顺序排列。